10 consejos para sacar el máximo partido de su sistema de gestión de proyectos
Todo el mundo que maneja proyectos por lo tanto deben tener grandes ideas. Hay muchos sistemas de software por ahí que prometen hacer precisamente eso. Sin embargo, debe pedir a las organizaciones la adopción de
Todo el mundo que maneja proyectos por lo tanto deben tener grandes ideas. Hay muchos sistemas de software por ahí que prometen hacer precisamente eso. Sin embargo, debe pedir a las organizaciones la adopción de software de gestión de proyectos y muchos se quejan de los trabajadores se niegan o no les gusta utilizar el software determinado.
La pregunta a decenas de profesionales de la gestión de proyectos es porque el software a menudo no está a la altura de las expectativas. Aquí hay 10 de los mejores consejos sobre cómo sacar el máximo partido de su sistema de gestión de proyectos y como asegurar a los equipos que lo utilizan adecuadamente.
1. Encontrar un sistema de gestión de proyectos que sea adecuado para su organización (y presupuesto).
“Hay cientos de sistemas de proyectos por ahí, y algunos de ellos son un poco más complicados que otros”, dice Julie Titterington, revisor de proyectos de gestión y jefe de redacción. Si todo lo que está buscando es una herramienta básica para la gestión de tareas, agilizar la comunicación y compartir archivos, y luego mantenerse alejado de los programas que ofrecen un montón de extras.
Características como la presentación de informes y gestión de recursos pueden parecer abrumadoras a su equipo”, dice ella. “Y cuanto más se sienten intimidados, menos probable se hará de utilizar realmente el software. Así encontrara un sistema que satisfaga sus necesidades, pero no debe gastar más de lo necesario en las características llamativas e innecesarias. “
“Muchas empresas tropiezan con la adopción de soluciones de gestión de proyectos, porque el software es intrínsecamente difícil de usar”, dice Scott Bales, director de Soluciones de Ingeniería de Replicón, “El mejor software le proporciona un amplio conjunto de funciones que pueden ser fácilmente añadidos a lo largo del tiempo.”
2. No se olvide de la movilidad.
“Elija una plataforma que sea móvil y optimizada para permitir que su equipo sea más productivo y eficiente, donde quiera que estén”, dice Stuart Barr, director de operaciones. Una plataforma optimizada para móviles significa que los empleados pueden utilizar sus teléfonos inteligentes y tabletas para acceder a archivos e información y poder colaborar. Pueden ser cualquier parte del mundo, en cualquier zona horaria y todavía serán capaces de acceder a la información que necesiten. Esto le da a su equipo la flexibilidad para trabajar a distancia y aumenta la productividad al proporcionar más oportunidades para poder realizar su trabajo.
3. Asegúrese de que el software se puede integrar con otras aplicaciones claves.
“Para la mayoría de las empresas, la captura de datos en un software específico de gestión de proyectos es sólo una parte de una solución total”, dice Bales de replicón. “El compartir esos datos con otras aplicaciones completa el ciclo. Esto puede ser crítico para el proyecto de cálculo de costes y de reembolso de gastos, nóminas y otros procesos.” “La mayoría del software de seguimiento de proyectos basado en la nube incluye fuera de la caja de intercambio de datos, normalmente suministra para aplicaciones como Microsoft Project, QuickBooks y otros.”
4. Sea realista acerca de las expectativas.
“El software PM debería apoyar y automatizar excelentes procesos de gestión de proyectos, no reemplazarlos”, sostiene Mike Fisher, consultor de gestión. “Muchas veces el software PM se percibe a fallar en la entrega debido a falsas expectativas. El software PM realista proporciona tres funciones básicas: adquisición de datos y de gestión, apoyo a las decisiones, informes y gráficos “.
5. Encuentre a alguien para defender el software.
“El elemento más esencial para lograr un alto retorno de la inversión de un sistema de gestión de proyectos es la adopción completa por el equipo”, dice Tom Treanor, director de marketing, Wrike.
“Con el fin de alcanzar altos niveles de adopción, tiene que haber un fuerte campeón en la gestión que puedan asegurarse de que los miembros del equipo tienen la información necesaria en la selección de la herramienta y que tengan acceso a la capacitación u otros recursos,” “El campeón también tiene que ser capaz de hacer cumplir la adopción y modelar el comportamiento correcto con la función de revisiones por la dirección o reuniones. Sin una fuerte adopción, el valor del sistema será limitado “.
6. ¿Un despliegue gradual? Asegúrese que las personas están debidamente capacitados.
“Después de más de 10 años de despliegue de software de PMO, una cosa que hemos aprendido es que debemos probar todas las capacidades a todos los empleados en el primer día es la receta para el desastre”, dice John Glander, especialista PMO, Nivel 5 Partners. “Incrementar desplegar todo para pequeños grupos de usuarios o desplegar capacidades específicas a todos los usuarios. Nunca debe hacer un despliegue de big bang “.
7. Definir los flujos de trabajo por adelantado.
“Usted tiene que pasar algún tiempo en el principio con el fin de establecer de manera adecuad flujos de trabajo que harán que todos los procesos sean asombrosos por mucho tiempo”, dice Kartunova.
8. Asegúrese de que todos los miembros del equipo están utilizando el software PM, y no otro sistema, para mantener a todos informados.
“Si va a utilizar un sistema de gestión de proyectos como un centro de comunicación, no hay espacio para los holdouts”, dice Mark Nichols, director de Contenidos de flujo. El propósito del software de gestión de proyectos es la de “dejar las cosas claras y eliminar errores de comunicación” no se puede esperar que eso suceda si ciertas personas están manejando las tareas y los plazos [fuera del sistema de gestión de proyectos]
9. Utilice el sistema de PM para realizar un seguimiento de los costos y la productividad.
“Si el software que está utilizando le proporciona, utilizar información e informes incorporados, como el estado y los márgenes en tiempo real”, dice Ray Grainger, fundador y CEO de Mavenlink. “Saber cómo estas métricas están rastreando a medida que avanza en un proyecto hace que sea fácil de hacer ajustes sobre la marcha, y asegurar la entrega rentable ya tiempo.”
10. No tenga miedo de pedir ayuda.
“Obtener consejos sobre las mejores prácticas o averiguar cómo otras empresas están utilizando las mismas características por ponerse en contacto con un soporte o el éxito de expertos en la compañía de su proveedor de software”, dice Grainger. “Muchas empresas han dedicado equipos construidos para ayudar a sus clientes a utilizar su producto en todo su potencial. Estos equipos ofrecen a menudo beneficioso de capacitación de uno a uno y la visión increíble sobre cómo otras personas están recibiendo la mayor parte de la aplicación “.
