Gestores  de proyectos y expertos de outsourcing comparten sus consejos sobre cómo gestionar eficazmente proyectos lejanos o subcontratados internacionalmente.

• Ayudar al partido subcontratado (o partes) entender su negocio y objetivos

“Esto no implica entrenamientos interminables y largo intercambio de documentos, solo debe conocer los elementos importantes de su negocio, sus clientes, sus procesos de negocio. “Mientras más de estos elementos que pueden compartir de manera efectiva, es más probable que su proveedor externo se alinee con sus objetivos de negocio y sea capaz  crear valor real”.

• Hacer un trabajo seguro para todos

“Siempre debe crear un libro de jugadas que contiene instrucciones paso a paso”, dice Kapil Bagai, gerente, LexInnova Technologies, outsourcing y tecnología de la consultora legal. “Esto facilita la aplicación coherente de sus necesidades. Un flujo de trabajo bien diseñado y robusto construye precisión y promueve la eficacia general “. Además, es importante para “proporcionar al equipo con información de antecedentes y material necesario que podrían ayudarles en una mayor racionalización y gestión del proyecto.”

• Sea consciente y respetuoso, con los horarios  de todos, esto  lo puede  utilizar a su ventaja

“Cuando el equipo que trabaja en un proyecto en diferentes zonas horarias, es bueno saber la diferencia y programar reuniones de tiempo que se adapten a las dos partes”, dice Bagai. “Estar preocupado por el tiempo de su equipo construye un nivel de confianza y los motiva a trabajar más duro.”

• Asegúrese de que todo el mundo está trabajando

“Habilitar equipos distribuidos globalmente para colaborar como si estuvieran en la misma oficina, asegurando que hay una única versión autorizada de un archivo”, sugiere Randy Chou, CEO, Panzura, un proveedor de almacenamiento en la nube global. “Esto permite a los equipos trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo sin sobrescribir el trabajo de otros. Esto es especialmente importante para aplicaciones como diseño, desarrollo de software, la arquitectura y la ingeniería, donde los problemas de integridad de  documento pueden causar retrasos importantes e incurren en un gasto adicional significativo “.

• Tener un buen software de gestión de proyectos y asegúrese de que todas las partes lo utilizan

Proporcione a su equipo una solución de software de colaboración que les permita trabajar juntos “, dice Bassem práctico, vicepresidente de Enterprise. “Con acceso inmediato a los datos del proyecto, los miembros del equipo pueden pasar menos tiempo buscando información y más tiempo siendo productivos. Los miembros del equipo del proyecto y los interesados por igual tendrán visibilidad en el proyecto, manteniendo a todos en la misma página “.

• Sincronizar con regularidad

Se puede hacer sobre una base diaria o semanal, pero debe ser disciplinado por mantener todo a tiempo, especialmente si su equipo externo está en otra zona horaria.”

“La comunicación eficaz, especialmente con los empleados nuevos o fuera de las instalaciones, es la clave para la creación de un proyecto más eficiente, productivo y rentable”. “Ya sea que usted está utilizando Google Chat o Slack, manteniendo todas las comunicaciones del proyecto en una ubicación central aumentará la responsabilidad y permitirá que todos los miembros del equipo puedan comunicarse en tiempo real.”

• Mantenga los chats de vídeo regulares

“La interacción cara a cara (incluso si se hace electrónicamente) es de vital importancia para el desarrollo de una relación sólida y una buena relación con su equipo que asegura la alineación de los objetivos y metas”, dice Patrick Rice “Las herramientas como Skype, Slack, WhatsApp y Google Hangouts hacen tan fácil permanecer conectado e interactuar con compañeros de equipo  dondequiera que estén.

Fuente: http://www.cio.com/article/2978105/project-management/8-tips-for-managing-outsourced-projects.html