Tome la subjetividad y la especulación de la estimación.

Estimación puede ser una tarea tediosa, y los números finales son influenciados por una serie de enormes  factores: ámbito de aplicación, tipo de proyecto, los recursos involucrados en la estimación, tipo de cliente, variables desconocidas, los riesgos potenciales y más. Pero la estimación es fundamental para sus proyectos y su organización exitosa. Estos consejos pueden ayudar a los profesionales para que lleguen a una estimación que a la vez es útil y precisa.

– Incluya siempre contingencia

Una contingencia es algo que se espera que sea gastado. Por lo tanto, los administradores de proyectos no deberían quitarlo de una estimación simple para que el proyecto se vea menos costoso. Además de una contingencia monetaria, también incluye el tiempo y los recursos necesarios para manejar el

trabajo de la contingencia implica.

Si no se necesita la contingencia, el proyecto sólo se hará más temprano y la organización puede mantener los fondos para otro momento.

– Evite hacer números ajustes al presupuesto

Cuando se trabaja en una estimación, un gerente de proyecto podría tener la tentación de presionar al equipo para mantener los números abajo. Pero esto crea una estimación que sólo es bueno en el papel; cuando llegue el momento de justificar un excedente, los miembros del equipo simplemente revelaran que se les pidió estimar números bajos y excedente que se deben esperar. Si el presupuesto y alcance están en desacuerdo, los practicantes deben ajustar el alcance: Pregunte al equipo para proporcionar lo que se puede hacer dentro del presupuesto.

– Hacer hipótesis para sus equipos

Un error común es cuando se estima la lista de tareas y números mientras no especifican supuestos detrás de los números. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden decir que pueden crear un formulario en línea en siete horas, pero están previendo un formulario con campos de 10-12, mientras que usted está esperando 20 campos. Emplear la gestión de buenos requisitos al hacer los miembros del equipo seguro que proporcionan detalles claros sobre lo que están estimando para evitar sorpresas costosas más adelante en el proyecto.

– Evite las interrupciones de alto nivel

Cuanto más detallada sea la interrupción, más precisa será la estimación y el más fácil es llegar a todo el equipo en la misma página. Por ejemplo, es demasiado de alto nivel para decir: Vamos a crear una tienda en línea con un carrito de compras. Es claro para el estado: Somos responsables de la entrada, cuenta la creación, cuenta la interfaz de gestión, carrito de compras y correos electrónicos de confirmación.

Estimaciones más claras pueden revelar mayores costos, pero es mejor que averiguarlo mientras todavía puede controlar el alcance o las expectativas, más de la mitad del proyecto cuando se está reportando un excedente.

– Haga doble verificación para las actividades que  comúnmente se pasan por alto

El limite  de considerar todas las tareas, para entregar  y con poco alcance, puede ser fácil pasar por alto las actividades auxiliares, tales como reuniones, edita en la retroalimentación interna o cliente y corrección de errores. Pero estas actividades a menudo se pasan por alto con frecuencia suceden durante un proyecto y con frecuencia pueden descarrilar los esfuerzos de estimación. Aunque estas tareas pueden tener un impacto enorme en su estimación, es difícil medir cuánto tiempo tomarán ciertas partes del proyecto. Feedback, por ejemplo, puede variar desde “Cambiar estas dos frases” a “No me gusta el concepto, se puede proponer algo más?” Para hacer frente a esta ambigüedad, ver los documentos históricos como los informes de proyectos pasados y evaluar un porcentaje al trabajar en un lugar de una cantidad específica de dinero o tiempo.

– Incluya la precisión de la estimación.

Las estimaciones son todas las conjeturas basadas en supuestos, pero algunas suposiciones son más precisos que otros. Si el proyecto implica el uso de las nuevas tecnologías, por ejemplo, entonces su estimación será menos precisa que si usted está utilizando un sistema que el equipo ya sabe. Además, muchas estimaciones se hacen demasiado rápido por falta de tiempo; en esos casos, la exactitud de las estimaciones disminuye drásticamente.

Es crucial para comunicar la exactitud de la estimación, es decir, para especificar en qué medida la cantidad dada puede variar. Una guía para la Dirección de Proyectos del Conocimiento ofrece las siguientes pautas:

• Orden de Magnitud Estimado: -25 por ciento a 75 por ciento
• Presupuesto Estimado: -10 por ciento a 25 por ciento
•  Estimación Definitiva: -5 por ciento a 10 por ciento

Al comunicar esta información a su cliente, se establece expectativas para evitar extrañar a alguien cuando sean los cambios de estimación.

– No se olvide de los riesgos

Esta parte puede ser complicada dependiendo de la cuenta de gestión del riesgo de su equipo. A menudo, el equipo va a hacer una evaluación rápida, de acuerdo en que es un proyecto arriesgado y puede añadir más horas a la estimación.

Sin embargo, eso no es suficiente. La planificación de su presupuesto de riesgo que consiste en utilizar los planes de riesgo y mitigación registrados y de contabilizar el tiempo necesario para hacer esos planes . Por ejemplo, para evitar una limitación tecnológica en una fase futura del proyecto, es posible que el plan para construir un prototipo. Potencialmente evitaría 200 horas de re-trabajo y confirmaría la apariencia que el equipo puede obtener antes de que la organización se compromete al cliente. Sin embargo, el prototipo aún tardará 70 horas para construir.

Fuente:http://www.pmi.org/Learning/PM-Network/2015/7-tips-for-estimating-projects.aspx