Cuando se trata de la gestión de proyectos, hay muchos desafíos para mantener cada proyecto en marcha y dentro del presupuesto. Hay varios factores a tener en cuenta, así como los elementos internos y externos que pueden causar un proyecto para descarrilar. Sin embargo, hay que tomar algunas precauciones, teniendo un excelente plan en su lugar, usted puede llevar su proyecto al éxito. Aquí hay 10 consejos de administración de proyectos y trucos para ayudar a asegurar que su proyecto se moverá a lo largo sin problemas:
Consejo 1: Detalles del proyecto
Antes de que usted comience el proyecto, asegúrese de que se basa en una base sólida y de que tiene la aceptación por parte de todos los actores clave. Entender sus intereses y expectativas y estar al tanto de cómo van a determinar si el proyecto tiene éxito. También tendrá que asegurarse de que el alcance del proyecto está claramente identificado, incluyendo los roles y responsabilidades de los distintos miembros del equipo de proyecto. Desarrollar el plan del proyecto y verificar que los objetivos de los elementos clave están claramente definidos y estrechamente alineados. También debe establecer criterios de éxito medibles y rastreables, incluyendo la realización de tareas en la fecha prevista, el logro de los objetivos presupuestarios, lo que confirma la funcionalidad del producto es satisfactorio para el cliente, y asegurar que se cumplan las regulaciones gubernamentales y / o de la industria. Tenga cuidado de todos los detalles para sentar las bases para el éxito de su proyecto.
Consejo 2: Identificar los requisitos del proyecto y del equipo
Una vez que tenga un plan fuerte en su lugar, usted puede comenzar a implementarlo por unión de un equipo eficaz de los proyectos. “El equipo del proyecto es una unidad de trabajo de las partes individuales, compartiendo un objetivo común, logrado a través de la aplicación estructurada de habilidades combinadas.” , “El primer paso para Team es el éxito comienza con la organización inicial:. de montar y organizar los recursos disponibles, capaces de trabajar en conjunto como un todo a través de la integración de las competencias individuales, talentos y personalidades “como director del proyecto, tendrá que alinear esas habilidades, talentos y personalidades con el proyecto apropiado que necesita. Asegúrese de que cada persona que trabaja en el proyecto tiene claro acerca de su tarea y lo que están ofreciendo al finalizar.
Consejo 3: Sea el Líder del Proyecto
Un papel clave en la gestión de proyectos es el líder del proyecto. En esta posición, tendrá que cultivar buenas y positivas dinámica del equipo y actuar como un entrenador y / o mentor a todos los miembros del equipo. También será el líder cuando se trata de obtener aportaciones del equipo de proyecto y los principales grupos de interés, así como conseguir su buy-in. Como líder del proyecto, que es esencialmente el capitán de la nave. Eso significa que usted tendrá que determinar las turbulentas aguas que pueden estar por delante. Además, tendrá que inspirar a su equipo a seguir a través de los tiempos turbulentos, así como los tiempos de calma. Si usted no tiene habilidades de liderazgo efectivo, es posible que no sea capaz de prevalecer sobre los desafíos que enfrenta su proyecto. Tomar el timón y llevar a tu equipo al éxito.
Consejo 4: Definir los momentos críticos del Proyecto
Identificar momentos decisivos durante todo el proyecto. Puede proporcionar un ciclo de vida del proyecto mediante la inclusión de las cuatro fases principales: iniciación, planificación, ejecución y cierre. Realizar una evaluación real en el final de cada fase. Asegúrese de examinar cada entrega. De las partes del producto a los documentos técnicos en el plan del proyecto, tendrá todos los elementos que intervienen para asegurar que el producto cumple con las especificaciones del proyecto. El producto debe estar en consonancia con la calidad que sus clientes. Estos hitos no sólo le ayudarán a eliminar el riesgo del proyecto y el cambio de proyecto monitor, pero también le alertará a los problemas persistentes y asegurarse de que cada pieza se completa correctamente.
Consejo 5: Mantenga la comunicación abierta
Uno de los pasos más críticos en el proceso de gestión de proyectos es asegurarse de que las líneas de comunicación están abiertas. Como el director del proyecto, que tendrá que ser el operador de este sistema de comunicaciones. Mantener un plan de comunicación y aferrarse a él. A lo largo de todo el proyecto, la comunicación debe ser coherente, abierta, honesta y clara. Asegúrese de mantenerse en contacto con todas las partes interesadas y los miembros del equipo durante el proceso del proyecto. Asegúrese de que todo el mundo tiene la información necesaria para tomar decisiones y seguir adelante con el proyecto. También puede mantener a todos en la misma página mediante la creación de informes de situación sobre la base de la información del proyecto y actualizaciones.
Consejo 6: Lograr la documentación pertinente
Desde el inicio del proyecto de los hitos en el camino, usted debe tener la documentación firmada por las partes interesadas. Un artículo reciente ConnectIT News.com recomienda “Asegúrese de que toda la documentación está en línea con su metodología de gestión de proyectos de elección para asegurar que su proyecto de equipo se cubre en términos de prestaciones y expectativas.” Incluso con los mejores procesos de gestión de proyectos en el lugar, no es frecuente que un proyecto se termine a tiempo y dentro del presupuesto, por lo que tendrá que tener la documentación apropiada listo para los grupos de interés y el plan para cualquier imprevisto. Sin embargo, usted no quiere complicar el proceso de gestión de proyectos con demasiada documentación que no agrega valor al proyecto.
Consejo 7: Manejo de Riesgos de Proyectos
No puede haber un riesgo en cualquier momento durante el proyecto. Su experiencia de gestión de proyectos con proyectos similares puede ayudar a guiarlo para que pueda ser capaz de prever cuando el riesgo es inminente y cuando la acción correctiva debe tomarse. Al tener una comunicación abierta, usted debería ser capaz de entender lo que, en su caso, los riesgos se están acercando y gestionar ellos antes de que se salgan de control. Usted tendrá que identificar y controlar los riesgos del proyecto antes de que te controlan. Dado que un riesgo es sólo un problema potencial, quiere cuidar de ella antes de que sea un problema real. Como uno de los más imperativo mejores prácticas en el proceso de gestión de proyectos, gestión de riesgos es fundamental para el éxito del proyecto.
Consejo 8: Evite bajar el Alcance
La gestión de la corrupción del alcance en la gestión de proyectos es un elemento esencial para el éxito del proyecto. Aunque algunos cambios son inevitables en cualquier situación proyecto. En general, la corrupción del alcance sucede cuando se añaden nuevos elementos a un proyecto que ya ha sido aprobado, pero no se tiene en cuenta el aumento del presupuesto, la adición de más tiempo para la programación y / o la adición de más recursos para compensar el proyecto revisado. Asegúrese de tener la documentación adecuada ya que tiene todas las partes interesantes para firmar estos cambios antes de continuar.
Consejo 9: Prueba de entrega
Las entregas deben ser probados a cada momento es fundamental, el producto final deberán cumplir los requisitos del proyecto. Antes de pasar a la siguiente fase del proyecto, que necesita para asegurarse de que el producto está saliendo según lo planeado. Un artículo ITToolkit.com afirma que, “Como el proyecto evoluciona, se producen varios tipos de entregas para apoyar la continuación del proyecto, para medir el progreso, y para validar los planes y suposiciones … Se espera que los resultados deben ser entregados en cada etapa del ciclo de vida del proyecto . “Al final del proyecto, la entrega debe cumplir o superar las expectativas del cliente para ser considerado un éxito. La fase final del proyecto es el cierre. Este gran final es un signo de progreso para usted como gerente de proyectos, así como el resto de su equipo y las partes interesadas. Una vez que el proyecto esté terminado y el cliente este feliz, su misión se ha completado.
Consejo 10: Evaluar el Proyecto
¿Qué lecciones ha aprendido a lo largo de su proceso de gestión de proyectos? Cada proyecto puede ser una valiosa herramienta de aprendizaje. Usted tendrá que revisar el proyecto en su conjunto, así como debe analizar los diversos componentes del proyecto. ¿Cuáles fueron las victorias del proyecto? Hacer conclusiones informadas sobre la calidad del proyecto y el rendimiento del producto. Compare el rendimiento previsto de la inversión (ROI) para el ROI real como una forma de entender el nivel de su éxito. Puede utilizar las lecciones aprendidas de cada proyecto para minimizar las fallas futuras y maximizar los éxitos futuros.